Cách sử dụng Tiếng Anh đơn giản How to use plain English

Hãy để ngôn ngữ của bạn đơn giản và rõ ràng. Hãy sử dụng tiếng Anh đơn giản. Tiếng Anh đơn giản là loại ngôn ngữ thường gặp trong lời mời, được sắp xếp một cách hợp lí và dễ hiểu ngay từ lần đọc đầu tiên.
Ví dụ:
I hope to hear from you soon. (Tôi hi vọng nhận được tin từ bạn sớm.)
KHÔNG DÙNG: I would like to thank you most kindly for your attention and look forward to hearing back from you at your earliest convinience. 

Hãy làm cho người đọc cảm thấy dễ dàng trong việc tiếp nhận thông tin. Chúng ta nên tránh sử dụng biệt ngữ và những câu nói sáo rỗng. Chỉ sử dụng biệt ngữ nếu bạn biết rằng người khác sẽ hiểu, ví dụ, một luật sư viết thư cho luật sư khác sử dụng thuật ngữ của pháp luật.

Tiếng Anh đơn giản nghĩa là:
1. Dùng từ ngữ đơn giản
2. Dùng động từ ở dạng chủ động
3. Dùng câu đơn, ngắn gọn
4. Viết theo phong cách văn nói
5. Sử dụng các đại từ như: he, she, we ...

1. Dùng những từ đơn giản
Nhiều người cho rằng dùng những từ dài, từ khó sẽ  làm cho họ có vẻ thông minh hơn, nhưng điều ngược lại mới chính xác. Bạn nên làm cho bài viết của mình càng đơn giản càng tốt.
Dưới đây là một vài ví dụ mà bạn có thể thay thế những từ khó bằng những từ đơn giản hơn khiến bài viết của mình trở nên mạch lạc, dễ hiểu hơn, bỏ đi những từ không cần thiết:
Ví dụ:
ascertain ->find out (tìm ra)                                      initiate -> start, begin (bắt đầu)
at such time as-> when (khi)                                    make an adjustment -> adjust (điều chỉnh)
concur -> agree (đồng tình)                                     moreover -> and  (ngoài ra, hơn nữa)
determine the location -> locate (nằm ở)                 numerous -> many  (nhiều)
endeavour ->try (cố gắng, nỗ lực)                           prior to -> before (trước)
enter into a discussion -> discuss (thảo luận)         reach a conclusion -> conclude (kết luận) 
give assistance-> assist (trợ giúp)                           sufficient -> enough (đủ)
in relation to -> about (liên quan tới)                        utilise -> use (dùng, sử dụng)

2. Dùng những động từ ở dạng chủ động
Những động từ chủ động thường rõ ràng, dễ hiểu hơn và có hiệu quả hơn những động từ ở dạng bị động của chúng.
Ví dụ:
 nên viết:  The committee will meet next Monday
thay vì:   A meeting will be held by the committee next Monday.

Tuy nhiên, những động từ ở dạng bị động vẫn được đánh giá cao hơn trong trường hợp:

• bạn không biết chủ thể thực hiện hành động đó
• chủ thể thực hiện không đóng vai trò quan trọng
• bạn muốn tránh việc đổ lỗi cho ai đó
• hoặc bạn muốn làm cho những lời hướng dẫn, chỉ thị trở nên nhẹ nhàng hơn.

3. Dùng những câu ngắn gọn
Chúng ta nên dùng những câu ngắn trung bình khoảng 15-20 từ. Hãy làm cho câu văn của bạn thật ngắn gọn, rõ ràng để chúng dễ đọc và dễ hiểu với người khác.

4. Hãy viết theo cách mà bạn nói chuyện hàng ngày
 Có những lúc bạn bắt đầu câu nói của mình bằng các liên từ như 'and' (và),'but' (nhưng) và kết thúc bằng những giới từ, ví dụ trong một bức thư điện tử thân mật. Hãy nhớ rằng việc làm cho bài viết ngắn gọn, xúc tích là rất quan trọng, nhưng sự rõ ràng, lịch sự cũng rất quan trọng.
 
5. Dùng những đại từ nhân xưng
 Dùng những đại từ nhân xưng sẽ giúp bài viết của bạn trở nên thân mật, ngắn gọn và dễ hiểu hơn.

Ví dụ:
nên:   In this company, we usually...
thay vì:  In this company, it is standard practice to...

 Hay:
 nên:   We have received your letter from May 12
thay vì:   Management has acknowledged receipt of your letter dated 12 May

Một số lưu ý với bài viết của bạn:
Nên đọc rà soát để sửa bài viết của bạn một cách cẩn thận, chú ý vào những phần như: lỗi chính tả, dấu chấm câu, lỗi ngữ pháp, lỗi đánh máy, ..Không nên phụ thuộc hoàn thoàn vào chức năng kiểm tra lỗi chính tả của máy tính bởi nhiều lúc nó sẽ không phân biệt được những từ có cách viết hoặc nghĩa 'na ná' giống nhau, ví dụ bạn muốn nói 'from' hay 'affect' nhưng máy lại sửa thành 'form' hay 'effect'.....
Bạn có thể kiểm tra lại lỗi chính tả bằng cách sử dụng từ điển online như: www.dictionary.com

Cách hạn chế những lỗi sai:

• dùng chức năng sửa lỗi chính tả và ngữ pháp của máy tính
• hãy thư giãn sau khi viết bài xong khoảng một tiếng hoặc một ngày, sau đó quay lại đọc một cách cẩn thận
• hỏi ý kiến những bạn bè, đồng nghiệp đáng tin cậy của bạn trước khi rà soát để sửa bài viết của bạn
• tự đọc to lại bài viết của mình 
• in bài viết và đọc lại một lần nữa.

Mẹo: Nên giữ lại 1 bản sao để lưu trữ.