Cách viết biên bản một cuộc họp (How to write meeting minutes)

Việc ghi chép lại biên bản cuộc họp một cách hiệu quả là một kĩ năng giao tiếp quan trọng trong kinh doanh. Điều quan trọng đối với nơi làm việc là phải có một bản ghi chính xác về tất cả các mục đã được đề cập trong một cuộc họp. Biên bản chính xác giúp tiết kiệm thời gian và có thể đem ra tranh luận sau đó về việc ai đồng ý làm gì. Một biên bản tốt cung cấp bản ghi chép về cuộc thảo luận và những quyết định được đưa ra trong những cuộc họp để tham khảo trong tương lai. Biên bản thường nên tập trung vào các quyết định và hành động của nhóm và họ cũng có thể nắm bắt các quy trình suy nghĩ dẫn đến các quyết định đó.
Những biên bản hiện đại là những định hướng hành động . Nó tập trung vào các hành động được thực hiện, các vấn đề được thực hiện và các quyết định được đưa ra. Bạn không cần phải ghi lại chi tiết mọi thứ được nói. Bạn chỉ cần ghi lại những hành động cần được theo dõi và tên của người đồng ý thực hiện hành động đó.

Biên bản cuộc họp thường bao gồm các nội dung sau:
• thời gian, ngày tháng và địa điểm
• người tham dự và lời xin lỗi từ người vắng mặt
• kết quả chính từ cuộc họp - các quyết định được đưa ra và các hành động đã được đồng ý

Có rất nhiều bài mẫu về biên bản cuộc họp. Hãy hỏi 1 mẫu mà nơi bạn làm việc ưa dùng.

Ví dụ về biên bản họp

The Cool Cats Hockey Club Team Meeting

Date: 14 May 20XX
Time: 5.00-7.30pm
Place: Cool Cats Hockey Club Building, 7 Stella Rd, Wan Chai

Chair: Andrew Jones
Minutes: Tina Chiu
Attendees: Michael Chu, Alice Lane, Terry Lui, Sandra Wong, Athony Yates
Absent: Peter Mui

Agenda Items
Business Arising

1. Clubhouse window:
Members agreed that all broken window should be replaced as soon as possible. AL to get three quotations before the next meeting.
2.Farawell party for Peter Mui:
Sandra Wong suggested using 'Better than Best Caterers'  for Peter Mui's farewell party on August 19. Anthony Yates said he had used the same company before and would be willing to contact them to make the preparation. AY to report back at the next meeting.
This week agenda items
1. Juniors' Competition- round 2
Andrew Jones brought the meeting up to date on his discussion with the West Island Hockey Club's involvement in the competition. Round 2 is scheduled to start on 8 June at the West Island Hockey Club. The Cool Cats and The Hockey Clubs will both provide a referee.
2. Prizes for end-of-year tournament
Since Peter Mui was in charge of this item but was absent, it was decided to leave discussion until the next meeting.
3. New club notice board
Terry Lui showed 3 signs for the new notice board and attendees voted on the one from 'Hot Designs'. This notice board stood out because of its large, colorful border  and better quality backing. TL will order three new boards before the next meeting.
4. Repair to store room floor
Michael Chu reported that he almost fallen when collecting hockey sticks in the store room after the last meeting and felt that something should be done to repair the floor. AJ  brought up the issue of insurance claims and it was decided that he would check the floor after the meeting and would follow up with the regular maintenance company  about getting it repaired as soon as possible. AJ reported that there were adequate funds set aside for general maintenance.
5. Equipment purchase- balls, hockey sticks
Tina Chu said the club should buy extra balls and hockey sticks for the juniors, as several were forgetting their equipment on practice nights. Michael Chu said he felt that the money could be better spent and the juniors should be encouraged to remember their gear or not be allowed to take part in the practice sessions.

AOB

Andrew Yates suggested the club look into a fundraising campaign in the next financial year, since funds were somewhat depleted. It was agreed that at the next meeting everyone should share two ideas on how to raise funds.
Meeting finished 7.30pm 

Next meeting

Date: 16 July 20XX
Time: 5.00-7.30 pm
Place: Cool Cats Hockey Club Building, 7 Stella Rd, Wan Chai

Vai trò của người viết biên bản:

Vai trò của bạn khi làm người viết biên bản có ảnh hưởng đến cách bạn tương tác trong suốt buổi họp. Có khả năng là bạn sẽ dự kiến tham gia cuộc họp và ghi chép. Hãy xác nhận với người phụ trách liệu bạn chỉ đến để ghi chép hay mong muốn bạn tham gia cuộc bàn luận. Một thách thức lớn nhất của việc ghi chép là bạn phải đồng thời lắng nghe và ghi chép. Đừng lo lắng khi yêu cầu người nói nói lại những quan điểm, ý kiến của họ. Sẽ dễ nhớ hơn những gì đã xảy ra trong cuộc họp nếu bạn viết biên bản càng sớm càng tốt.

Khâu chuẩn bị cho buổi họp

• Mẫu biên bản

Mẫu của biên bản cuộc họp trang trọng thường được quyết định bởi nơi làm việc. Hãy kiểm tra bằng việc yêu cầu một bản sao từ những cuộc họp trước đó và làm theo cấu trúc ấy.

• Công nghệ: bút và giấy

Bạn có thể ghi chép bằng nhiều cách. Có thể nhập trực tiếp vào máy tính xách tay; ghi âm giọng nói hoặc thậm chí có thể dùng một cái bảng trắng để viết lên đó. Bạn cũng có thể sử dụng bút và giấy. Nếu bạn dùng công nghệ trong việc ghi chép, phải chắc chắn rằng bạn có một tờ giấy và bút trong trường hợp có sự cố về công nghệ.

•  Những thứ cần mang

Một cuộc họp tốt cần có sự chuẩn bị trước những vấn đề cần bàn. Mọi người sẽ biết những mục tiêu và kết quả cần đạt của cuộc họp. Bạn có thể sử dụng bản kế hoạch đó để xây dựng cách viết biên bản.
Hãy đảm bảo rằng bạn đến cuộc họp với những biên bản trước đó, nêu rõ những hành động sẽ được thực hiện kể  từ buổi họp trước. Bằng cách này bạn có thể ghi lại trạng thái của bất kì hành động nào phải được thực hiện. Nó sẽ được ghi lại dưới dạng 'Business Arising' (những vấn đề phát sinh trong kinh doanh) 

• Cách bắt đầu

Khi có nhiều người trong buổi họp, khi bắt đầu buổi họp hãy lập sơ đồ chỗ ngồi có tên từng người, điều này sẽ giúp bạn nhớ ai đã nói gì.

Ngôn ngữ

Không nên có những ghi chép khiếm nhã về ngôn ngữ, ngay cả khi nó được sử dụng trong cuộc họp. Tài liệu nên khách quan và ngôn ngữ không nên phản ánh tinh thần chung của buổi họp.
Biên bản phải được trình bày rõ ràng, hấp dẫn trực quan và dễ đọc. Những đoạn văn dài nên được thay thể bằng các tóm tắt dạng điểm ngắn. Những điểm mấu chốt và những quyết định cần được nêu bật.
Những điểm chính nên được tổ chức tốt. Ngay cả khi cuộc thảo luận về cùng một chủ đề vào những thời điểm khác nhau thì tất cả ý kiến, bình luận liên quan đến cùng một mục nên nhóm lại một nơi.

Kiểm tra